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Yuzucard

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ACCORD DE SOUS-TRAITANCE RELATIF AUX DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL – DPA

Tra i sottoscritti

La società NEWMIPS, che gestisce la soluzione YUZUCARD, di seguito denominata «NEWMIPS» o il «Responsabile del trattamento»,

E

Il sottoscrittore della soluzione YUZUCARD, di seguito denominato il «Sottoscrittore» o il «Titolare del trattamento»,

insieme denominati le «Parti».

Il presente accordo di subappalto relativo ai dati personali (di seguito il «DPA») integra le Condizioni Generali di Vendita e di Prestazione dei Servizi applicabili alla soluzione YUZUCARD (di seguito le «CGV»).

In caso di contraddizione tra il presente DPA e le CGV in materia di protezione dei dati personali, prevalgono le disposizioni del presente DPA.

1. OGGETTO DEL DPA

Il presente DPA ha lo scopo di definire le condizioni alle quali NEWMIPS è autorizzata a trattare, per conto del Sottoscrittore, i dati personali nell’ambito della fornitura e dell’utilizzo della soluzione YUZUCARD.

Le Parti si impegnano a rispettare la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, in particolare il Regolamento (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, nonché qualsiasi normativa nazionale applicabile.

Nell’ambito dei trattamenti oggetto del presente Accordo sui dati personali (DPA), il Sottoscrittore agisce in qualità di Titolare del trattamento e NEWMIPS agisce in qualità di Responsabile del trattamento, qualora siano soddisfatte le condizioni di legge che consentono tale qualificazione.

2. DESCRIZIONE DEI TRATTAMENTI

2.1 Oggetto dei trattamenti

NEWMIPS è autorizzata a trattare i dati personali necessari alla fornitura, al funzionamento, all’hosting, alla manutenzione, alla sicurezza e all’assistenza della soluzione YUZUCARD.

2.2 Durata dei trattamenti

I trattamenti vengono effettuati per tutta la durata del Contratto che vincola le Parti e, dopo la sua cessazione, per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi di restituzione, cancellazione o conservazione previsti dal presente DPA o dalla normativa applicabile.

2.3 Natura delle operazioni di trattamento

Le operazioni di trattamento possono comprendere, in particolare, a seconda delle funzionalità utilizzate:

  • la raccolta;
  • la registrazione;
  • l’organizzazione;
  • la strutturazione;
  • la conservazione;
  • la consultazione;
  • l’utilizzo;
  • la trasmissione o la messa a disposizione, qualora ciò sia necessario al funzionamento del Servizio;
  • la limitazione;
  • la cancellazione o la distruzione.

2.4 Finalità del trattamento

I dati vengono trattati esclusivamente al fine di:

  • fornire e consentire l’utilizzo della soluzione YUZUCARD;
  • ospitare i dati e garantire il funzionamento tecnico del Servizio;
  • gestire gli account e gli accessi degli Utenti;
  • garantire la manutenzione, la sicurezza e il miglioramento tecnico del Servizio;
  • fornire l’assistenza e il supporto richiesti dal Sottoscrittore o dagli Utenti autorizzati;
  • prevenire, individuare e gestire gli incidenti tecnici o di sicurezza;
  • eseguire le istruzioni documentate dal Sottoscrittore nell’ambito dell’utilizzo del Servizio.

2.5 Categorie di soggetti interessati

A seconda dell’utilizzo della soluzione YUZUCARD, i soggetti interessati possono includere, in particolare:

  • i rappresentanti, i dipendenti, i collaboratori e i contatti del Sottoscrittore;
  • gli Utenti della soluzione;
  • i clienti, i potenziali clienti, i partner o altri contatti i cui dati sono inseriti nella soluzione dal Sottoscrittore o dai suoi Utenti.

2.6 Categorie di dati

A seconda delle funzionalità utilizzate e dei dati inseriti dal Sottoscrittore, i dati trattati possono comprendere, in particolare:

  • dati identificativi e recapiti;
  • dati professionali;
  • informazioni relative agli account e ai diritti di accesso;
  • dati di connessione e registri tecnici;
  • contenuti, informazioni, documenti o altri dati inseriti o trasmessi dal Sottoscrittore e dai suoi Utenti nell’ambito dell’utilizzo del Servizio.

Il Sottoscrittore si impegna a trattare tramite il SOFTWARE solo i dati necessari alle proprie finalità e a rispettare gli obblighi che gli incombono in qualità di Titolare del trattamento.

3. ISTRUZIONI DEL SOTTOSCRITTORE

NEWMIPS tratta i dati personali esclusivamente su istruzione documentata del Sottoscrittore, anche per quanto riguarda eventuali trasferimenti di dati verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale, salvo nel caso in cui NEWMIPS sia tenuta a procedere al trattamento in virtù della normativa applicabile a cui è soggetta.

In quest’ultimo caso, NEWMIPS informa il Sottoscrittore di tale obbligo prima del trattamento, salvo che la normativa applicabile vieti tale informazione per motivi importanti di interesse pubblico.

Le istruzioni documentate del Sottoscrittore comprendono, in particolare, le presenti CGV, il presente DPA, le funzionalità utilizzate nell’ambito del Servizio e le richieste inviate a NEWMIPS tramite i canali previsti a tal fine.

Qualora NEWMIPS ritenga che un’istruzione del Sottoscrittore costituisca una violazione della normativa applicabile in materia di protezione dei dati, ne informerà il Sottoscrittore nel più breve tempo possibile.

4. RISERVATEZZA

NEWMIPS garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali nell’ambito del Servizio siano soggette a un adeguato obbligo di riservatezza o a un obbligo legale di riservatezza.

NEWMIPS limita l’accesso ai dati esclusivamente alle persone che ne hanno necessità per lo svolgimento delle loro mansioni.

5. SICUREZZA DEI DATI

NEWMIPS attua misure tecniche e organizzative adeguate al fine di garantire un livello di sicurezza commisurato ai rischi presentati dai trattamenti, tenendo conto in particolare dello stato delle conoscenze, dei costi di attuazione, della natura, della portata, del contesto e delle finalità dei trattamenti, nonché dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati.

Tali misure possono comprendere, in particolare, a seconda delle esigenze e della configurazione del Servizio:

  • la gestione delle autorizzazioni e dei diritti di accesso;
  • l’autenticazione degli Utenti;
  • la protezione degli accessi ai sistemi e ai dati;
  • la crittografia delle comunicazioni, ove tecnicamente applicabile;
  • la registrazione e la tracciabilità di determinati accessi o operazioni;
  • misure volte a garantire la disponibilità e la resilienza dei sistemi;
  • procedure di backup e ripristino, qualora previste per il Servizio;
  • procedure di rilevamento e gestione degli incidenti di sicurezza;
  • procedure di valutazione e miglioramento delle misure di sicurezza.

Il Sottoscrittore riconosce che la sicurezza dei trattamenti dipende anche dalle proprie misure, in particolare dalla gestione degli account degli Utenti, dalla riservatezza delle credenziali e dalla configurazione degli accessi da lui implementata.

6. RICORSO A SOTTOAPPALTATORI SUCCESSIVI

Il Sottoscrittore autorizza NEWMIPS a ricorrere a sottoappaltatori successivi per garantire in tutto o in parte i Servizi, in particolare in materia di hosting, infrastruttura, manutenzione, sicurezza, comunicazione o assistenza.

L’elenco dei subappaltatori a cui NEWMIPS ricorre per i trattamenti oggetto del presente DPA può essere comunicato al Sottoscrittore su richiesta o reso accessibile da NEWMIPS con qualsiasi mezzo appropriato.

NEWMIPS impone ai propri subappaltatori successivi obblighi di protezione dei dati adeguati e sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dal presente DPA, laddove ciò sia richiesto dalla normativa applicabile.

In caso di aggiunta o sostituzione di un subappaltatore successivo che possa trattare dati personali per conto del Sottoscrittore, NEWMIPS ne informa il Sottoscrittore secondo le modalità previste dalla normativa applicabile e gli consente, se del caso, di sollevare obiezioni motivate.

7. TRASFERIMENTI DI DATI

NEWMIPS si impegna a non trasferire dati personali verso un paese situato al di fuori dello Spazio economico europeo senza rispettare i requisiti applicabili in materia di trasferimenti internazionali di dati.

Qualora sia necessario un trasferimento internazionale nell’ambito della fornitura del Servizio, NEWMIPS garantisce che esso si basi su un meccanismo di trasferimento adeguato previsto dalla normativa applicabile.

Ulteriori informazioni relative a eventuali trasferimenti possono essere comunicate al Sottoscrittore su richiesta, nei limiti delle informazioni che NEWMIPS è autorizzata a comunicare.

8. ASSISTENZA AL SOTTOSCRITTORE

Tenuto conto della natura dei trattamenti e delle informazioni di cui dispone, NEWMIPS fornisce al Sottoscrittore un’assistenza ragionevole, nella misura del possibile, al fine di consentirgli di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati.

Quando una richiesta di esercizio dei diritti viene indirizzata direttamente a NEWMIPS e riguarda un trattamento effettuato per conto del Sottoscrittore, NEWMIPS trasmette tale richiesta al Sottoscrittore nel più breve tempo possibile, salvo disposizioni di legge che impongano un diverso comportamento.

NEWMIPS fornisce inoltre un’assistenza ragionevole al Sottoscrittore, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, nel rispetto dei propri obblighi relativi in particolare:

  • alla sicurezza dei trattamenti;
  • alla notifica delle violazioni dei dati personali;
  • alla realizzazione di valutazioni d’impatto relative alla protezione dei dati, qualora queste siano richieste;
  • alle eventuali consultazioni preventive con l’autorità di controllo.

Qualsiasi assistenza che esuli dalle normali funzionalità del Servizio o dagli obblighi di legge di NEWMIPS potrà essere soggetta a condizioni specifiche.

9. VIOLAZIONE DEI DATI PERSONALI

In caso di violazione dei dati personali trattati per conto del Sottoscrittore, NEWMIPS ne informa il Sottoscrittore nel più breve tempo possibile dopo averne preso conoscenza.

Nella misura delle informazioni disponibili, NEWMIPS comunica al Sottoscrittore gli elementi utili di cui dispone per consentirgli di valutare l’incidente e, se del caso, di adempiere ai propri obblighi di legge.

NEWMIPS adotta le misure ragionevoli volte a limitare le conseguenze della violazione e a prevenire il verificarsi di incidenti simili, laddove ciò rientri nella sua responsabilità.

10. DOCUMENTAZIONE E AUDIT

NEWMIPS mette a disposizione del Sottoscrittore le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi che le incombono ai sensi del presente DPA e della normativa applicabile.

Fatto salvo un preavviso ragionevole, la riservatezza delle informazioni relative agli altri clienti di NEWMIPS e il rispetto dei requisiti di sicurezza applicabili, il Sottoscrittore può richiedere lo svolgimento di un audit relativo agli obblighi di NEWMIPS ai sensi del presente DPA.

Le modalità pratiche, l’ambito, la frequenza e le condizioni di svolgimento di qualsiasi audit sono definite di comune accordo tra le Parti al fine di evitare qualsiasi perturbazione eccessiva del funzionamento dei Servizi o della sicurezza dei sistemi.

11. DESTINO DEI DATI AL TERMINE DEL CONTRATTO

Alla cessazione del Contratto, a prescindere dalla causa, NEWMIPS provvede, a scelta dell’Abbonato e fatte salve le funzionalità del Servizio, alla restituzione o alla cancellazione dei dati personali trattati per suo conto.

L’Abbonato è invitato a provvedere, prima della data effettiva di cessazione dell’accesso al Servizio, al recupero dei dati di cui desidera conservare una copia, qualora le funzionalità del SOFTWARE lo consentano.

Trascorso un ragionevole periodo di conservazione tecnica successivo alla cessazione del Contratto, NEWMIPS provvede alla cancellazione o all’anonimizzazione dei dati, salvo obblighi di legge che ne impongano la conservazione.

I dati possono permanere temporaneamente in backup tecnici per il tempo necessario al loro normale ciclo di sovrascrittura o cancellazione, a condizione che non siano più accessibili nell’ambito del normale utilizzo del Servizio e che rimangano protetti da adeguate misure di sicurezza.

12. OBBLIGHI DEL SOTTOSCRITTORE

Il Sottoscrittore si impegna in particolare a:

  • determinare le finalità e le modalità dei trattamenti che effettua tramite il SOFTWARE;
  • assicurarsi di disporre di una base giuridica adeguata per i trattamenti che effettua;
  • fornire agli interessati le informazioni richieste dalla normativa applicabile;
  • rispondere alle richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati;
  • garantire la liceità, la pertinenza e la minimizzazione dei dati trattati;
  • non utilizzare il SOFTWARE per trattare i dati in modo contrario alla normativa applicabile;
  • fornire a NEWMIPS istruzioni lecite, documentate e sufficientemente precise.

Il Sottoscrittore rimane l’unico responsabile dei propri obblighi in qualità di Titolare del trattamento.

13. DURATA E GERARCHIA

Il presente DPA entra in vigore a partire dall’entrata in vigore del Contratto e rimane applicabile per tutta la durata dei trattamenti effettuati da NEWMIPS per conto del Sottoscrittore.

Gli obblighi che, per loro natura, devono sopravvivere alla cessazione del Contratto, in particolare quelli relativi alla riservatezza, alla sicurezza e al destino dei dati, rimangono applicabili per il tempo necessario alla loro esecuzione.

In caso di modifiche alla normativa applicabile o ai Servizi che richiedano un adeguamento del presente DPA, NEWMIPS potrà proporre un aggiornamento del presente documento al fine di mantenere un quadro contrattuale conforme ai requisiti applicabili.